Pomoc dla osób niepełnosprawnych

FAQ - PA 18

NMF 2014-2021 - FAQ - pytania i odpowiedzi PA18

Zapraszamy do zapoznania się z pytaniami i odpowiedziami dotyczącymi naboru NMF 2014-2021 w obszarze PA18. Strona będzie aktualizowana na bieżąco.

Poniżej Operator Programu "Sprawy wewnętrzne" Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 publikuje pytania pojawiające się w ramach naboru w obszarze tematycznym PA 18 "Azyl i migracja" wraz z odpowiedziami. Zapraszamy także do zapoznania się z ogłoszeniem o naborze.

1. Jesteśmy międzynarodową organizacją koncentrującą się na problematyce przeciwdziałania handlowi ludźmi. Stąd zainteresowani jesteśmy czy nabór ten może dotyczyć tej tematyki i czy skierowany będzie również do organizacji pozarządowych/ związków wyznaniowych? Ponadto statut organizacji wspomina ogólnie o "walce z ubóstwem i działaniach dobroczynnych". Czy brak bezpośredniego wymienienia "obszaru azylu i migracji" nie okaże się przeszkodą formalną w pozytywnym rozpatrzeniu wniosku?

Zgodnie z Umową w sprawie Programu zawartą pomiędzy Ministrem Inwestycji i Rozwoju a Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych w sprawie dofinansowania Programu „Sprawy wewnętrzne” z dnia 12 września 2019 r. kwalifikowanymi wnioskodawcami mogą być:
1. podmioty publiczne (instytucje z sektora finansów publicznych) w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;
2. organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji (przy czym prowadzenie działalności w tym obszarze jest weryfikowane na podstawie statutu – jak wynika z ogłoszenia o naborze);
3. organizacje międzynarodowe, ich organy i agencje działające w obszarze azylu i migracji (zgodnie z ogłoszeniem o naborze – prowadzenie tej działalności jest weryfikowane na podstawie aktu założycielskiego tej organizacji/organu/agencji).

Analogiczne zapisy znajdują się w zaakceptowanym przez Państwo-Darczyńcę oraz Krajowy Punkt Kontaktowy, tj. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Ogłoszeniu o naborze. Zarówno w odniesieniu do obszaru tematycznego PA 20 Międzynarodowa współpraca policyjna i zwalczanie przestępczości, jak i PA 18 Azyl i migracja.

Art. 1.6.1 lit n „Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021” podaje definicję organizacji pozarządowej:

„organizacja pozarządowa”: wolontariacka organizacja non-profit ustanowiona jako podmiot prawa o celach niekomercyjnych, niezależna od władz lokalnych, regionalnych i centralnych, podmiotów publicznych, partii politycznych i podmiotów gospodarczych. Instytucje religijne i partie polityczne nie są uznawane za organizacje pozarządowe.

Na podstawie przesłanego statutu, organizacja, która wystąpiła z zapytaniem jest związkiem wyznaniowym.

Związek wyznaniowy nie należy do katalogu wymienionego w Umowie ws. Programu.

Dodatkowo, art. 1.6.1 lit n Regulacji, wprost reguluje kwestię niezaliczania instytucji religijnych do organizacji pozarządowych.

Odrębną kwestię stanowi statut organizacji i jego analiza pod kątem prowadzenia działalności zw. z tematyką objętą danym naborem otwartym. Ta kwestia jest uregulowana w ogłoszeniu o naborze.

Jednocześnie uprzejmie informuję, że powyższa kwestia, tj. ocena kwalifikowalności wnioskodawcy, jest dokonywana podczas oceny formalnej  - pierwszego etapu oceny otrzymanych w danym naborze wniosków aplikacyjnych.

W przypadku udziału w naborze, złożenia wniosku aplikacyjnego i otrzymania informacji o odrzuceniu wnioskodawcy na etapie oceny formalnej, podmiotowi aplikującemu przysługuje odwołanie od decyzji o odrzuceniu do Krajowego Punktu Kontaktowego, tj. Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

2. Czy instytut badawczy może być beneficjentem/partnerem projektu?

W świetle zapisów Ogłoszenia o naborze Wnioskodawcami mogą być: podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Dz.U. z 2019 poz. 869), organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze międzynarodowej współpracy policyjnej i zwalczania przestępczości, oraz organizacje międzynarodowe lub ich organy lub agencje działające w dziedzinie międzynarodowej współpracy policyjnej i zwalczania przestępczości.

W związku z powyższym instytut badawczy nie może brać udziału w naborze wniosków w związku z faktem, że instytuty badawcze nie są instytucjami sektora finansów publicznych, zgodnie art. 9 pkt 14 ustawy o finansach publicznych. Instytuty badawcze nie kwalifikują się również, z tych samych powodów, do bycia partnerem w projektach.

Sytuacja wygląda analogicznie w przypadku partnerstwa w projekcie.

3. Mam kilka pytań związanych z ogłoszonym naborem wniosków w ramach Programu „SPRAWY WEWNĘTRZNE” dla obszaru tematycznego nr 18 „Azyl i Migracja”:

1) czy organizacja pozarządowa, mająca w statucie wpisaną następującą działalność:

"- działalność badawcza w dziedzinie nauk ekonomicznych, polityki gospodarczej i społecznej, reform gospodarczych i instytucjonalnych oraz integracji europejskiej (...)

- rozpowszechnianie wyników badań oraz działalności publicystycznej i informacyjnej,

- organizacja konferencji i seminariów w szczególności dla naukowców, studentów, polityków, dziennikarzy i pracowników administracji publicznej"

aktywnie działająca w obszarze azylu i migracji co może potwierdzić listą realizowanych projektów, będzie uznana za podmiot który może ubiegać się o dofinansowanie w ramach ww obszaru tematycznego?

2) w jaki sposób należy interpretować cel obszaru programowego, tj. Poprawa wydajności w zakresie azylu i migracji. Czy oczekują Państwo, że skupimy się na osobach w procedurze azylowej, czy też możliwe jest także prowadzenie działań na rzecz migrantów (zarobkowych), np. poprzez wsparcie informacyjne lub oferowanie innych usług związanych z integracją?

3) jak należy rozumieć pojęcie "ośrodków dla migrantów i osób ubiegających się o azyl" - czy mają Państwo na myśli jedynie ośrodki dla osób ubiegających się o ochronę międzynarodową czy można to pojęcie rozumieć szerzej a więc poprzez wszystkie instytucje udzielające wsparcia migrantom?

4) w pkt 1.2 Regulaminu wskazują Państwo przykładowe działania-czy jest to katalog zamknięty i powinniśmy przynajmniej jedno z wymienionych działań uwzględnić we wniosku czy możemy zaproponować inne działania wpisujące się w obszar programowy i potrzeby grupy docelowej?

Zgodnie z Umową w sprawie Programu zawartą pomiędzy Ministrem Inwestycji i Rozwoju a Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych w sprawie dofinansowania Programu „Sprawy wewnętrzne” z dnia 12 września 2019 r. kwalifikowanymi wnioskodawcami mogą być:
1. podmioty publiczne (instytucje z sektora finansów publicznych) w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;
2. organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji (przy czym prowadzenie działalności w tym obszarze jest weryfikowane na podstawie statutu – jak wynika z ogłoszenia o naborze);
3. organizacje międzynarodowe, ich organy i agencje działające w obszarze azylu i migracji (zgodnie z ogłoszeniem o naborze – prowadzenie tej działalności jest weryfikowane na podstawie aktu założycielskiego tej organizacji/organu/agencji).

Analogiczne zapisy znajdują się w zaakceptowanym przez Państwo-Darczyńcę oraz Krajowy Punkt Kontaktowy, tj. Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Ogłoszeniu o naborze. Zarówno w odniesieniu do obszaru tematycznego PA 20 Międzynarodowa współpraca policyjna i zwalczanie przestępczości, jak i PA 18 Azyl i migracja.

Z zacytowanego przez Państwa statutu organizacji pozarządowej nie wynika, żeby prowadziła ona działalność w obszarze „Azyl i migracja”. Niemniej ocena kwalifikowalności wnioskodawcy, jest każdorazowo dokonywana przez wyznaczonego eksperta podczas oceny formalnej - pierwszego etapu oceny otrzymanych w danym naborze wniosków aplikacyjnych. W przypadku udziału w naborze, złożenia wniosku aplikacyjnego i otrzymania informacji o odrzuceniu wnioskodawcy na etapie oceny formalnej, podmiotowi aplikującemu przysługuje odwołanie od decyzji o odrzuceniu do Krajowego Punktu Kontaktowego, tj. Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

Jednocześnie informujemy, że cel obszaru programowego oraz pojęcie  "ośrodków dla migrantów i osób ubiegających się o azyl" należy rozumieć szeroko, tj. możliwe są również działania na rzecz migrantów zarobkowych, natomiast w zakresie ośrodków można uwzględnić wszystkie instytucje udzielające wsparcia migrantom.

Z kolei działania ujęte w pkt. 1.2 Regulaminu nie są katalogiem zamkniętym, projekty mogą obejmować również inne działania, jednak należy pamiętać, że powinny one wpisywać się w główny cel naboru.

4. Chciałabym poprosić o udzielenie odpowiedzi na poniższe pytania związane z konkursem konkursuem NMF 2014-2021, nabór dla obszaru tematycznego nr 18 "Azyl i migracja"

1) Kim mogę być beneficjenci konkursu? Czy mogę to być:

- cudzoziemcy w procedurze uchodźczej?

- cudzoziemcy przebywający w ośrodkach detencyjnych 

-cudzoziemcy po pozytywnej decyzji co do statusu uchodźcy?

-cudzoziemcy przebywający w Polsce na podst. wizy i karty pobytu (imigranci dobrowolni)?

- ofiary handlu ludźmi (niezależnie od tego czy mają przyznany przez odpowiednie instytucje status ofiary)?

-małoletni bez opieki, niezależnie od podstawy pobytu?

2) Czy urzędnicy, do których kierowane są szkolenia są uznawani za beneficjentów?  

3) Czy przedstawiciele społeczeństwa przyjmującego (np. mieszkający w sąsiedztwie ośrodków dla uchodźców) mogą być beneficjentami?

4) Jeśli chodzi o partnera norweskiego, to w jaki sposób definiują Państwo„instytucję”? Czy chodzi tylko o jednostki publiczne czy także organizacje pozarządowe?

5) ) Czy we wniosku mamy ograniczoną liczbę znaków jeśli chodzi o wypełnianie poszczególnych obszarów wniosku np. "Informacja skrócona o projekcie"; "Doświadczenie i potencjał wnioskodawcy" itd.? 

 

Definicja zawarta w art. 1.6.1 pkt x Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 wskazuje, że „beneficjent” to podmiot prawa, na którym spoczywa odpowiedzialność za zainicjowanie, przygotowanie i wdrożenie projektu. (https://www.eog.gov.pl/media/69456/Regulacje_NMF_na_lata_2014_2021_FINAL_20190207.pdf)

Zgodnie z Umową w sprawie Programu zawartą pomiędzy Ministrem Inwestycji i Rozwoju a Norweskim Ministerstwem Spraw Zagranicznych w sprawie dofinansowania Programu „Sprawy wewnętrzne” z dnia 12 września 2019 r. kwalifikowanymi wnioskodawcami (beneficjentami) mogą być:
1. podmioty publiczne (instytucje z sektora finansów publicznych) w rozumieniu ustawy o finansach publicznych;
2. organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji (przy czym prowadzenie działalności w tym obszarze jest weryfikowane na podstawie statutu – jak wynika z ogłoszenia o naborze);
3. organizacje międzynarodowe, ich organy i agencje działające w obszarze azylu i migracji (zgodnie z ogłoszeniem o naborze – prowadzenie tej działalności jest weryfikowane na podstawie aktu założycielskiego tej organizacji/organu/agencji).

Natomiast osoby wskazane w Państwa zapytaniu, tj. cudzoziemcy w procedurze uchodźczej, cudzoziemcy przebywający w ośrodkach detencyjnych, cudzoziemcy po pozytywnej decyzji w zakresie statusu uchodźcy, cudzoziemcy przebywający w Polsce na podst. wizy i karty pobytu (imigranci dobrowolni), ofiary handlu ludźmi (niezależnie od tego czy mają przyznany przez odpowiednie instytucje status ofiary) oraz małoletni bez opieki (niezależnie od podstawy pobytu) mogą być interesariuszami/grupą docelową w zgłaszanym w ramach naboru projekcie.

Urzędnicy, do których skierowane będą szkolenia w ramach danego projektu, również uznawani są za grupę docelową/interesariuszy projektu, a nie za beneficjenta projektu.

Z kolei przedstawiciele społeczeństwa przyjmującego (np. mieszkający w sąsiedztwie ośrodków dla uchodźców) nie mogą być bezpośrednią grupą docelową projektu, bowiem taki projekt nie wpisywałby się w główne założenia naboru. Niemniej wydaje się, że pewne działania w projekcie mogą dotyczyć tej grupy pośrednio.

Odnosząc się do pytania dotyczącego partnera norweskiego w projekcie, należy mieć na względzie wskazane w art. 1.6.1 ww. Regulacji definicje, tj. „projektu partnerskiego z darczyńcami” – projekt realizowany w ścisłej współpracy z partnerem projektu, którego główna lokalizacja znajduje się w Norwegii oraz „partnera projektu” – podmiot prawa aktywnie uczestniczący we wdrażaniu programu i skutecznie się do niego przyczyniający. Przyświeca mu ten sam cel gospodarczy i społeczny co beneficjentowi, który ma być zrealizowany poprzez wdrożenie danego projektu. Zatem ani Regulacje ani wskazani w Ogłoszeniu o naborze dla obszaru tematycznego nr 18 "Azyl i migracja" kwalifikowani partnerzy w projektach nie ograniczają partnerów norweskich do jednostek publicznych.

W odniesieniu do pytania dotyczącego limitu znaków we wniosku aplikacyjnym informuję, że w większości kategorii wprowadzono limity, np. „informacja skrócona o projekcie” – 1000 znaków, „uzasadnienie dla realizacji projektu” – 2000 znaków, jednakże w przypadku potrzeby podania dodatkowych informacji można zawrzeć je w osobnym pliku, jako załącznik do wniosku.

5.Czy można powierzyć Partnerowi zagranicznemu (np. Macedonia) dokonanie wyboru firmy lokalnej (z Macedonii), w celu organizacji wydarzenia, które będzie zabudżetowane u Lidera Projektu?

Zgodnie z Ogłoszeniem o naborze projekt może być wdrażany w partnerstwie, o ile są to: podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych), organizacje pozarządowe ustanowione jako osoby prawne w Polsce, w Norwegii, innym państwie-beneficjencie lub w kraju spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego, który ma wspólną granicę z Polską i aktywnie działające w dziedzinie azylu i migracji oraz organizacje międzynarodowe lub ich organy lub agencje działające w dziedzinie azylu i migracji. W związku z powyższym, wskazany partner z Macedonii nie jest partnerem kwalifikowalnym ww. naborze.

W przypadku zawarcia partnerstwa z innym podmiotem, który spełnia wymogi kwalifikowalności, Program umożliwia zawarcie partnerstwa, w którym dany partner będzie posiadał własny budżet i realizował działania związane z wdrażaniem projektu (to wszystko powinno zostać doprecyzowane w umowie partnerskiej). Należy wówczas pamiętać, że musi on stosować odpowiednie przepisy krajowe (w tym konkurencyjności/PZP), które później będą musiały zostać zaudytowane zgodnie z art. 8.12 pkt. 4 Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021.

Odpowiadając na ww. pytanie to partner projektu, w oparciu o przepisy krajowe, zobowiązany jest do wyboru Wykonawcy. Opisane ww. rozwiązanie w kontekście zasad konkurencyjności i PZP jest niedopuszczalne.

6. Czy Lider Projektu może dokonać wyboru Wykonawcy Generalnego dla organizacji wyjazdów, eventów, wizyt studyjnych, szkoleń. z Polski, którego zadaniem będzie pełna organizacja wyjazdu od transportu po realizację wydarzenia, w imieniu Lidera Projektu?

Projekt powinien zostać realizowany przez Beneficjent i/lub partnera projektu. W przypadku, gdy część działań nie jest możliwa do realizacji przez ww. podmioty, część zadań można zlecić na zewnątrz np. organizacja szkoleń, działania promocyjne itp. (FV wystawione muszą być na Beneficjenta/partnera projektu). Niedopuszczalne jest jednak by wszystkie działania przewidziane w projekcie realizowane były przez podmiot trzeci - Zamawiającym w projekcie musi być Beneficjent lub partner projektu.

7. Jakie koszty może ponosić Partner spoza UE/EOG?

Kwalifikowalność wydatków jest taka sama dla Beneficjenta jak i dla partnera projektu. Należy jednak przeanalizować, czy dany partner jest partnerem kwalifikowalnym zgodnie z Ogłoszeniem o naborze – patrz pkt. 5.

8. Jakie środki trwałe mogą być rozliczone w pełni w ramach projektu, a nie po stawkach amortyzacyjnych?

Zgodnie z art. 8.2 Regulacji w przypadku zakupu nowego lub używanego sprzętu za wydatki kwalifikowalne można uznać wyłącznie część amortyzacji odpowiadającą czasowi trwania projektu oraz stopniowi faktycznego wykorzystania na potrzeby projektu. W przypadku jednak, gdy Operator Programu stwierdzi, że sprzęt stanowi integralny i niezbędny element umożliwiający osiągnięcie celów projektu, kwalifikowalna może być całkowita cena zakupu tego sprzętu. Szczegółowe zasady opisane zostały w Wytycznych dla Beneficjentów.

9. Jeśli wnioskodawcą jest PJB a Partnerami projektu NGO – to czy poziom dofinansowania wydatków w ramach kosztów kwalifikowanych Partnera również będzie na poziomie 100%? 

Poziom dofinansowania ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) dla wnioskodawców/ beneficjentów PJB wynosi 85% przy czym pozostałe 15% kosztów kwalifikowanych stanowi wkład z budżetu państwa zabezpieczony w budżecie danej jednostki. Poziom dofinansowania w ramach NMF dla beneficjentów będących organizacjami pozarządowymi lub organizacjami międzynarodowymi wynosi do 90% kosztów kwalifikowalnych. Wnioskodawca jest zobowiązany do zadeklarowania we wniosku aplikacyjnym wkładu własnego na realizację projektu w wysokości co najmniej 10% wydatków kwalifikowalnych. Wkład ten może pochodzić ze środków własnych i/lub środków pozyskanych z innych źródeł finansowania i/lub w postaci wolontariatu (do 50% wkładu własnego). Druga z przedstawionych wyżej opcji ma również zastosowywanie dla partnerów projektów nie będących PJB (np. NGOs) uczestniczących w przedsięwzięciach realizowanych przez wnioskodawców/beneficjentów PJB i ponoszących koszty związane z realizacją projektu. W takich przypadkach partnerzy zobowiązani są do pokrycia minimum 10% wydatków kwalifikowalnych ze środków własnych, które muszą być ujęte w budżecie projektu. Powyższe sankcjonować będzie umowa partnerska podpisana w przypadku otrzymania dofinasowania w ramach programu. 

Należy zaznaczyć, że przy wypełnianiu wniosku aplikacyjnego w polach Wartość dofinansowania projektu oraz Procent dofinansowania należy podać poziom dofinansowania Lidera projektu (dla PJB będzie to max. do 85%, dla NGOs/organizacji międzynarodowych itp. max. do 90%).

10. Jak wygląda finansowanie partnera projektu – NGO z Polski? Kto składa wniosek o zaliczkę, lider czy partner? 

W przypadku partnera polskiego rozliczenia mogą być realizowane na podstawie systemu zaliczkowego lub refundacyjnego. O wyborze systemu rozliczenia decyduje beneficjent wraz z partnerami.  W przypadku wyboru systemu zaliczkowego wniosek o zaliczkę składany jest do Instytucji Wspomagającej (IW) przez wnioskodawcę/beneficjenta będącego stroną Porozumienia w sprawie projektu/umowy w sprawie projektu zgodnie ze wzorem przedstawionym w "Wytycznych dla beneficjentów". Dokument ten zawiera skumulowane koszty do poniesienia na poziomie całego projektu. Partner jest zobowiązany zawnioskować o zaliczkę do wnioskodawcy/beneficjenta na ustalonym wcześniej wzorze zgodnie z wewnętrznymi ustaleniami/umową partnerską. Przelew środków z zaliczki IW dokona bezpośrednio na konto wskazane przez partnera. Wypłata zaliczki zostanie dokonana przez IW po otrzymaniu od instytucji wnioskującej zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy np. weksel/gwarancja bankowa.

11. Jak wygląda finansowanie partnera projektu – NGO z Ukrainy? Czy taki partner będzie miał również możliwość wnioskowania o zaliczę? 

W przypadku partnera zagranicznego dopuszczany jest tylko system refundacyjny.

12. Jeśli wydatki partnera z Ukrainy (ngo) wymagają audytu w postaci raportu niezależnego audytora i jest to koszt kwalifikowany w projekcie, kto będzie odpowiedzialny za wybór Audytora – Partner czy Lider projektu? 

W przypadku gdy partnerzy zagraniczni ponoszą koszty w ramach projektu Operator Programu (OP) wymaga aby wydatki rozliczane były zgodnie z metodą 2 opisaną w "Wytycznych dla beneficjentów" (str. 8), tj. poprzez przedstawienie OP/IW raportu niezależnego audytora (np. biegłego rewidenta), w którym zaświadcza on, iż deklarowane koszty zostały poniesione zgodnie z Regulacjami, prawem krajowym (w zależności od miejsca rejestracji Beneficjenta/partnera) oraz krajowymi praktykami w zakresie rachunkowości.

Wyboru audytora/ firmy audytorskiej dokonuje beneficjent lub partner (decyzja do podjęcia w ramach partnerstwa) zgodnie z regulacjami dotyczącymi zamówień publicznych obowiązującymi w danym kraju (ustawa Pzp w Polsce/odpowiednie prawodawstwo dotyczące zamówień publicznych na Ukrainie). Należy podkreślić, iż certyfikacja kosztów poniesionych przez partnera zagranicznego musi być przeprowadzona przez podmiot do tego uprawniony zgodnie z prawem i procedurami obowiązującymi w danym kraju (odpowiednik polskiego biegłego rewidenta).

13. Ile w przybliżeniu może trwać procedura refundacji poniesionych wydatków przez Partnera zagranicznego? 

Przelew płatności na rzecz Beneficjenta/Partnera powinien zostać dokonany nie później niż w ciągu 21 dni od dnia zaakceptowania przez IW wniosku o płatność zaliczkową/Okresowego Raportu Finansowego/Końcowego Raportu Finansowego.

14. Czy partner projektu (NGO z Polski i z zagranicy) we „własnym” budżecie może uwzględnić koszt personelu, który to jako prelegent/wykładowca odpowiadał będzie za realizację części szkoleń zaplanowanych przez Lidera? 

Przydziału konkretnych kosztów do poszczególnych partnerów należy dokonać podczas wypełniania budżetu projektu poprzez odpowiednie wskazanie partnera ponoszącego dany koszt wypełniając odpowiednio ostatnią kolumnę budżetu „Wydatek Beneficjenta (B), Partnera projektu (P1, P2, P3..)”.

Należy pamiętać, iż przydział danego wydatku do partnera musi mieć odzwierciedlenie w faktycznym poniesieniu wydatku przez dany podmiot (dokumenty potwierdzające dany wydatek muszą być wystawione na instytucję ponoszącą koszt/ procedury wyboru wykonawcy muszą być przeprowadzone przez partnera ponoszącego dany wydatek).

15. Czy beneficjentami projektu (w działaniach, w których odbiorcami będą sami migranci) mają być wyłącznie osoby ubiegające się o ochronę międzynarodową (status uchodźcy) + chcący skorzystać z dobrowolnego powrotu, czy również migranci przebywający na terytorium Polski na podstawie np. karty czasowego pobytu?

Działania w ramach naboru „Azyl i migracja” (PA18)  w ramach Programu „Sprawy wewnętrzne” Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2012 mogą być skierowane do różnych grup migrantów, nie tylko do tych ubiegających się o status uchodźcy.

Działanie polegające na wspieraniu osób ubiegających się o status uchodźcy jest jednym z przykładowych działań wymienionych w ogłoszeniu o naborze. Zgodnie z treścią ogłoszenia w obszarze „Azyl i migracja” Nabór ma na celu zapewnienie funkcjonowania krajowych systemów zarządzania azylem i migracją oraz zapewnienie prawa do ubiegania się o azyl, m.in. poprzez:

•             wsparcie dla krajowych systemów zarządzania azylem i migracją, w tym dobrowolnymi powrotami;

•             usługi wspierające osoby ubiegające się o nadanie statusu uchodźcy w korzystaniu z praw podstawowych (pomoc psychologiczna i prawna, udzielanie kompleksowych informacji migrantom i osobom ubiegającym się o azyl);

•             działania w obszarze dobrowolnych powrotów, w tym przede wszystkim szkolenia, warsztaty w tym zakresie dla funkcjonariuszy oraz dla pracowników mających bezpośredni kontakt z migrantami;

•             pomoc dla małoletnich bez opieki i innych grup o specjalnych potrzebach.

Na etapie oceny formalnej eksperci będą oceniać prawdopodobieństwo, że projekt wpisze się w cel obszaru programowego, tj. Poprawa wydajności w zakresie azylu i migracji i osiągnie wybrany/e wskaźnik/i dla rezultatów:

•             Zwiększone wsparcie dla migrantów i osób ubiegających się o azyl;

•             Lepsza koordynacja i rozwijanie potencjału między właściwymi instytucjami a organizacjami pozarządowymi.

16. Czy jednostka o statusie: Forma prawna - Instytut badawczy; Forma własności - państwowa jednostka organizacyjna posiadająca status państwowej osoby prawnej; jest beneficjentem nabóru dla obszaru tematycznego nr 18 "Azyl i migracja"?

Zgodnie z zapisami ogłoszenia o naborze w ramach obszaru „Azyl i migracja” Programu „Sprawy wewnętrzne” Norweskiego Mechanizmu Finansowego 2014-2021 kwalifikowanymi wnioskodawcami są podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Dz.U. z 2019 poz. 869, z późn. zm.), organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji, oraz organizacje międzynarodowe lub ich organy lub agencje działające w dziedzinie azylu i migracji.

Ustawa o finansach publicznych reguluje precyzyjne, jakie podmiotu wchodzą w skład sektora finansów publicznych. I tak zgodnie z art. 9 sektor finansów publicznych tworzą:

1) organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały;

2) jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki;

2a) związki metropolitalne;

3) jednostki budżetowe;

4) samorządowe zakłady budżetowe;

5) agencje wykonawcze;

6) instytucje gospodarki budżetowej;

7) państwowe fundusze celowe;

8) Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego;

9) Narodowy Fundusz Zdrowia;

10) samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej;

11) uczelnie publiczne;

12) Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne;

13) państwowe i samorządowe instytucje kultury;

14) inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

Z powyższego przepisu w sposób nie budzący wątpliwości wynika, że zgodnie z art. 9 pkt. 14 ustawy o finansach publicznych z sektora finansów publicznych zostały wyłączone m.in. instytuty badawcze. 

17. Czy organizacje międzynarodowe, które nie mają siedziby w Polsce kwalifikują się do składania projektu? 

Zgodnie z ogłoszeniem o naborze kwalifikowani wnioskodawcy to: podmioty publiczne, tj. instytucje z sektora finansów publicznych (zgodnie z ustawą o finansach publicznych, Dz.U. z 2019 poz. 869, z późn. zm.), organizacje pozarządowe, ustanowione jako osoby prawne w Polsce, działające w obszarze azylu i migracji, oraz organizacje międzynarodowe lub ich organy lub agencje działające w dziedzinie azylu i migracji.

W przypadku organizacji międzynarodowych, Operator Programu nie wprowadził dodatkowych kryteriów dot. miejsca zarejestrowania danej organizacji. Biorąc pod uwagę powyższe kwalifikowalne są organizacje międzynarodowe lub ich organy/agencje działające w dziedzinie azylu i migracji bez względu na miejsce zarejestrowania.

18. Czy organizacja Koła Gospodyń Wiejskich może wziąć udział w konkursie i złozyć projekt?

Zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 9 listopada 2018 r. o kołach gospodyń wiejskich (Dz. U. z 2020 r. poz. 553, z późn. zm.) Koło gospodyń wiejskich podlega obowiązkowi wpisu do Krajowego Rejestru Kół Gospodyń Wiejskich, prowadzonego przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa. Koło gospodyń wiejskich nabywa osobowość prawną z chwilą dokonania wpisu do rejestru.

Ponadto stosownie do art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 poz. 1057) organizacjami pozarządowymi są:

1) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,

2) niedziałające w celu osiągnięcia zysku - osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia, z zastrzeżeniem wskazanym w art. 3 ust. 4 tejże ustawy.

W związku z powyższym, koło gospodyń wiejskich ma status organizacji pozarządowej. Należy przy tym jednak podkreślić, że kwalifikowanym wnioskodawcą w ww. naborze są organizacje pozarządowe, które działają w obszarze azylu i migracji oraz – jak wskazano w ogłoszeniu o naborze – zakres tej działalności wynika ze statutu.

Ponadto informuję, że ocena kwalifikowalności wnioskodawcy, jest każdorazowo dokonywana przez wyznaczonego eksperta podczas oceny formalnej – pierwszego etapu oceny otrzymanych w danym naborze wniosków aplikacyjnych. W przypadku udziału w naborze, złożenia wniosku aplikacyjnego i otrzymania informacji o odrzuceniu wnioskodawcy na etapie oceny formalnej, podmiotowi aplikującemu przysługuje odwołanie od decyzji o odrzuceniu do Krajowego Punktu Kontaktowego, tj. Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

Podsumowując powyższe, organizacja pozarządowa jest uprawniona do dofinansowania, gdy zapisy w statucie znajdują odniesienie do obszaru azyl i migracja lub dotyczą szeroko pojętej działalności społecznej.

19. Zgodnie z ogłoszeniem partnerstwo w projekcie może obejmować podmioty publiczne. Mam natomiast pytanie czy podmioty te mogą być partnerami bez posiadania swoje własnego budżetu?

Każdy partner w projekcie (bez względu na swój status prawny PJB/ nie PJB) może posiadać status partnera niefinansowego. Nie ma wówczas przepływu środków pomiędzy podmiotami. W przypadku, gdy partner projektu będzie partnerem finansowym szczegółowe informacje nt. przepływów finansowych pomiędzy Beneficjentem a partnerem finansowym zostały szczegółowo opisane w „Wytycznych dla Beneficjentów”, które stanowią załącznik do ogłoszenia o naborze.

20. Zgodnie z ogłoszeniem Projekty zawierające elementy współpracy bilateralnej i międzynarodowej będą dodatkowo punktowane. Czy wystarczy w tej sytuacji wpisać działania i potencjalne instytucje uczestniczące w projekcie do wniosku projektowego? Czy warunkiem otrzymania dodatkowych punktów jest uczestnictwo zagranicznych instytucji jako formalnych partnerów projektu?

Dodatkowe punkty mogą być przyznawane m.in. za projekty zawierające elementy współpracy bilateralnej i międzynarodowej, jednak nie tylko takie, w których formalnie określone zostało partnerstwo. Udział przedstawicieli np. UNHCR w działaniach w projekcie jest wystarczający do przyznania dodatkowych punktów. Należy przy tym zaznaczyć, że to kryterium, jak i pozostałe wskazane w karcie oceny merytorycznej, będzie każdorazowo oceniane przez niezależnych ekspertów na etapie oceny merytorycznej wniosku. Można za nie otrzymać od 0 do 4 pkt (0-2 pkt za wykazanie współpracy bilateralnej z instytucją norweską oraz 0-2 pkt za kooperację z instytucją zagraniczną, inną niż norweska). Ocena stopnia tej współpracy, a zatem liczba przyznanych punktów, zależy od eksperta oceniającego wniosek, badającego faktyczne zaangażowanie danego podmiotu w działania projektowe, przy czym co do zasady najwyżej punktowana jest współpraca z instytucjami wykazanymi we wniosku aplikacyjnym jako partnerzy finansowi (ponoszący koszty).

21. Czy instytucja posiadająca status kościelnej osoby prawnej może aplikować w konkursie? 

Zgodnie z art. 3 ust. 2 ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2020 poz. 1057) organizacjami pozarządowymi są:

1) niebędące jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych lub przedsiębiorstwami, instytutami badawczymi, bankami i spółkami prawa handlowego będącymi państwowymi lub samorządowymi osobami prawnymi,

2) niedziałające w celu osiągnięcia zysku osoby prawne lub jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, którym odrębna ustawa przyznaje zdolność prawną, w tym fundacje i stowarzyszenia, z zastrzeżeniem wskazanym w art. 3 ust. 4 tejże ustawy.

Należy przy tym jednak podkreślić, że kwalifikowanym wnioskodawcą w ww. naborze są organizacje pozarządowe, które działają w obszarze azylu i migracji oraz – jak wskazano w ogłoszeniu o naborze – zakres tej działalności wynika ze statutu

Jednocześnie informuję, że oficjalna ocena kwalifikowalności wnioskodawcy, jest każdorazowo dokonywana przez wyznaczonego eksperta podczas oceny formalnej – pierwszego etapu oceny otrzymanych w danym naborze wniosków aplikacyjnych. W przypadku udziału w naborze, złożenia wniosku aplikacyjnego i otrzymania informacji o odrzuceniu wnioskodawcy na etapie oceny formalnej, podmiotowi aplikującemu przysługuje odwołanie od decyzji o odrzuceniu do Krajowego Punktu Kontaktowego, tj. Ministerstwa Funduszy i Polityki Regionalnej.

22. Prośba o doprecyzowanie grupy docelowej, czy działania adresujemy wyłącznie do osób ubiegających się o ochronę międzynarodową?

Grupa docelowa dla naboru w obszarze „Azyl i migracja” Programu „Sprawy wewnętrzne” NMF jest pojmowana szeroko. Działania mogą być skierowane do cudzoziemców o różnym statusie pobytu w kraju. Interesariuszami projektu mogą być również funkcjonariusze oraz pracownicy mający kontakt z migrantami.

23. W ilu partnerstwach można być? formalnych i nieformalnych?

Operator Programu nie wprowadził limitu dla liczby partnerów w projekcie. Należy jednak pamiętać, że w przypadku zakwalifikowania projektu do dofinansowania, z każdym oficjalnym partnerem należy podpisać umowę partnerstwa (na etapie składania wniosku wystarczy list intencyjny/deklaracja partnera). OP rekomenduje rozważny wybór partnerów ze świadomością, że każde partnerstwo niesie ze sobą ten oboowiązek, który nie występuje w przypadku instytucji, które są uczestnikami w projekcie.

24. Czy możliwe jest partnerstwo z instytucją państwową bez jej udziału w budżecie?

Każdy partner w projekcie (bez względu na swój status prawny) może posiadać status partnera finansowego lub niefinansowego. Na etapie składania wniosku aplikacyjnego należy pamiętać o przedłożeniu co najmniej listu intencyjnego, z którego wynikać będzie zgoda na udział w projekcie danego podmiotu.

25. Czy możemy zaplanować rozpoczęcie projektu od 1 stycznia 2021?

Realizacja projektu od stycznia 2021 r. wydaje się nie być realna. Proces wyboru wniosków do dofinansowania od momentu zakończenia naboru trwa ok. 5 miesięcy. Następnie należy przewidzieć również czas na podpisanie umowy o dofinansowanie pomiędzy Beneficjentem a Operatorem Programu oraz ew. na podpisanie umów partnerskich. Realne wydaje się rozpoczęcie projektu w II kwartale 2021 r.

26. Czy koordynacja projektu jest kosztem bezpośrednim? oraz Czy wynagrodzenie koordynatora projektu jest kosztem bezpośrednim?

Koszty koordynatora projektu można wykazać zarówno jako koszt bezpośredni (w takim przypadku należy przedstawić planowane rzeczywiste koszty zaangażowania koordynatora w kat. A, jak i jako koszt pośredni, wykorzystując jedną z dwóch opcji dot. rozliczeń ryczałtowych.

27. Czy zakup na przykład tablicy interaktywnej za przypuśćmy kwotę 15 tys. złotych jest wydatkiem inwestycyjnym?

Przez wydatek inwestycyjny należy rozumieć wszelkie zamówienia na roboty budowlane oraz dostawy, których wartość jednostkowa przekracza 10.000 zł (brutto) w przypadku jednostek z sektora finansów publicznych oraz 10.000 zł (netto) dla jednostek spoza sektora finansów publicznych.

W związku z powyższym, zakup interaktywnej tablicy za kwotę 15.000 zł będzie traktowany jako wydatek inwestycyjny.

28. Proszę o potwierdzenie, iż pozycje budżetowe powinny być szacowane w pełnych tysiącach.

Zgodnie z instrukcją wypełniania budżetu, budżet należy wypełnić szacunkowymi całkowitymi wydatkami kwalifikowalnymi, zaokrąglonymi (do najbliższej wartości) do pełnych tysięcy złotych.

29. Czy wskaźnik bilateralny powinien też być przy partnerstwie z organizacją międzynarodową (ponieważ w tabeli wskaźników mowa już jest tylko o organizacji norweskiej)? 

Wskaźniki bilateralne są wybierane jedynie w przypadku partnerstwa z instytucją z Norwegii.

30. Czy na etapie składania wniosków wystarczy podpisanie listu intencyjnego w przypadku partnerstwa krajowego?

Na etapie składnia wniosków w przypadku partnerstwa krajowego, jak i z instytucjami zagranicznymi należy dołączyć list intencyjny bądź deklarację partnera o udziale w projekcie.

31. Czy wzór umowy partnerskiej jest dostępny?

W obecnej edycji Funduszy Norweskich (2014-2021) nie został przygotowany wzór dla umowy partnerskiej. Niemniej w Programie „Sprawy wewnętrzne” w projektach predefiniowanych zostały już przygotowane i zaakceptowane przez Operatora Programu takie umowy, które mogą stanowić wzór dla przyszłych Beneficjentów.

Warto dodać, że zgodnie z art. 7.7.7 Regulacji projekt umowy przedkładany jest Operatorowi Programu przed podpisaniem umowy w sprawie projektu. Operator Programu weryfikuje umowę partnerską pod kątem jej zgodności z art. 7.7 Regulacji.

32. Czy PJB nie może być liderem? 

Zarówno PJB jak i nie-PJB mogą być liderami, jak i partnerami w projekcie. Szczegółowe zasady kwalifikowalności wnioskodawcy oraz ewentualnych partnerów w projekcie opisane zostały w Ogłoszeniu o naborze.

33. Czy w sytuacji, jeśli wniosek składany będzie przez dwóch lub więcej partnerów - to dopuszczalne jest dodanie do formularza wniosku samodzielnie kolejnej rubryki "doświadczenie i potencjał partnera"? Ponieważ występuje tylko jedna, a przy kilku partnerach uzupełnienie jej może być trudne. oraz Jak traktowane jest dołączanie załączników jako uzupełnianie treści formularza wniosku? (często limit wynosi wyłącznie 1000 czy 2000 znaków), a przy dużym partnerstwie jest to za mało do efektywnego opisu.

Jeżeli, w rubryce "doświadczenie i potencjał partnera" zabraknie miejsca na wpisanie wszystkich potrzebnych informacji prosimy o umieszczenie ich w oddzielnych plikach stanowiących załącznik do wniosku. Podobnie można postąpić w innych miejscach formularza wniosku.

34. Czy te  załączniki mamy wymienić w liście załączników?

Każdy dokument stanowiący załącznik do wniosku należy wymienić w formularzu wniosku w rubryce „Lista załączników”.

35. Czy można dodać kolejne rubryki do listy załączników?

Jeżeli liczba załączników jest większa niż liczba wierszy przewidzianych w formularzu wniosku w rubryce „Lista załączników”, prosimy o dodanie kolejnych wierszy.

36. W przypadku partnerstwa (2-3 partnerów) wystarczy podpisanie listów intencyjnych? czy może być to jeden list? czy może należy podpisać taki list z każdym z partnerów osobno? czy jest określony jakiś minimalny zakres?

W Programie „Sprawy wewnętrzne” nie wprowadzono szczegółowych regulacji w tym zakresie. Wnioskodawca ma dowolność formy takiego listu bądź deklaracji, niemniej wynikać z niego musi, że partner jest gotowy do uczestniczenia w tym konkretnym projekcie. W przypadku wybrania danego projektu do dofinansowania wymagne będzie podpisanie umowy partnerskiej z partnerem.

37. Czy przy kosztach za bilety kolejowe również obowiązuje podział na klasy? pendolino? intercity?

Wytyczne dla Beneficjentów nie przewidują takiego podziału w przypadku podróży kolejowej. Podróż pociągiem intercity i/lub pendolino będzie stanowił koszt kwalifikowalny, oczywiście przy zachowaniu zasad proporcjonalności i gospodarności.

38. Czy ryzyko epidemiologiczne związane z podróżami środkami transportu publicznego może uzasadniać transport własnym/firmowym samochodem? Np podróż do regionu z większą liczbą zakażeń?

Z uwagi na obecną sytuację epidemiologiczną w kraju, transport prywatnym i/lub służbowym samochodem będzie uzasadnionym powodem do odbycia takiej podróży, zwłaszcza w rejony o podwyższonym wskaźniku zachorowań.

39. Czy koszt wysyłki publikacji stworzonych w ramach projektu to koszt bezpośredni? A koszty przesyłek w postępowaniach administracyjnych dotyczących cudzoziemców?

W obu przypadkach będzie to koszt bezpośredni, gdyż są to działania de facto związane z realizacją merytoryczną projektu (działań projektowych), a nie jego obsługą.

40. Czy wynagrodzenie osoby zatrudnionej jako personel projektu, prowadzącej własną działalność jako prawnik, jest kosztem bezpośrednim, którego koszt wlicza się w kalkulacje kosztów pośrednich?

W przypadku, gdy osoba zatrudniona jako personel projektu realizuje działania merytoryczne związane z działaniami projektu, jej koszt należy uznać jako koszt bezpośredni w kat. A Koszty personelu.

Wówczas przy wyborze metody wyliczania kosztów pośrednich metodą nr (c)  tj. według stawki zryczałtowanej w wysokości do 15% bezpośrednich kwalifikowalnych kosztów personelu, koszt ten będzie się wliczał w koszty pośrednie.

41. Czy koszty audytora to koszty pośrednie?

Operator Programu zaleca aby koszty związane z przeprowadzeniem audytu ujęte zostały w kosztach bezpośrednich - Wymogi specjalne (Art. 8.3 ust. 1g Regulacji). Jednakże z uwagi na fakt, iż Operator Programu nie określa listy kwalifikowanych wydatków w ramach ryczałtu na koszty pośrednie (2 opcje rozliczania kosztów pośrednich) można założyć, iż koszt audytu będzie finansowany w ramach zryczałtowanych kosztów pośrednich.

42. Czy jest jakiś formularz załącznika na przykład do uzasadnienia czy do opisu doświadczenia?

Operator Programu nie przewidział takiego wzoru.

43. Kiedy można liczyć na ogłoszenie wyników naboru (tak mniej więcej)?

Operator Programu wstępnie przewiduje ogłoszenie listy projektów do dofinansowania dla naboru w obszarze „Azyl i migracja” nie wcześniej niż w I kwartale 2021 r.

44. Czy środki otrzymane z grantu w ramach NMF 2014-2021 Nabór dla obszaru tematycznego nr 18 "Azyl i migracja" mogą zostać częściowo wykorzystane jako wkład własny do innych projektów, finansowanych np. ze środków UE lub urzędów gminy? Pytam o sytuację, gdy grantodawca unijny, urząd gminy lub inny zgadzają się, by wkład własny pochodził z NMF. oraz Czy macie Państwo jakieś wytyczne odnośnie pochodzenia środków wnoszonych jako wkład własny do projektu finansowanego w ramach NMF 2014-2021 Nabór dla obszaru tematycznego nr 18 "Azyl i migracja"?

Regulamin naboru i wyboru projektów w ramach Programu „Sprawy wewnętrzne” obszar Tematyczny Nr 18: Azyl i migracja oraz Regulacje w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 nie zabraniają bezpośrednio aby środki z NMF mogły zostać wykorzystane jako wkład własny do innych projektów współfinansowanych ze środków UE w przypadku gdy Instytucje Zarządzające/ Operatorzy Programów nie wprowadzili stosownych ograniczeń. Prosimy jednak o zwrócenie uwagi na fakt, iż celem obecnie prowadzonego naboru nie jest bezpośrednie współfinansowanie działań realizowanych w ramach innych programów/projektów, a złożone wnioski muszą bezpośrednio wpisywać się w cele zamieszczone w Ogłoszeniu o naborze oraz Regulaminie naboru co będzie przedmiotem oceny merytorycznej

Zgodnie z Ogłoszeniem o naborze Wnioskodawca będący organizacją pozarządową/ organizacją międzynarodową jest zobowiązany do zadeklarowania we wniosku aplikacyjnym wkładu własnego na realizację projektu w wysokości co najmniej 10% ze środków własnych wnioskodawcy i/lub środków pozyskanych z innych źródeł finansowania i/lub w postaci wolontariatu. Zgodnie z Regulacjami NMF (Art. 6.4 ust. 4), współfinansowanie ma formę gotówkową, wliczając w to przelewy elektroniczne. Operator Programu nie wprowadził dodatkowych ograniczeń w przedmiotowej sprawie.

45. Mam pytanie odnośnie wysokości poziomu dofinasowania do projektu. Wniosek projektowy będzie składał podmiot publiczny. My, organizacja pozarządowa, będziemy występować w projekcie jako Partner. Czy skoro wniosek składać będzie podmiot publiczny to czy wszystkie koszty będą pokryte na poziomie 100%, czy tylko koszty dotyczące Beneficjenta (podmiotu publicznego) będą pokryte w wysokości 100%, a koszty dotyczące Partnera będą pokryte na poziomie 90%?

Poziom dofinansowania ze środków Norweskiego Mechanizmu Finansowego (NMF) dla wnioskodawców/beneficjentów będących państwowymi jednostkami budżetowymi (PJB) wynosi 85% przy czym pozostałe 15% kosztów kwalifikowalnych stanowi wkład z budżetu państwa zabezpieczony w budżecie danej jednostki. Poziom dofinansowania w ramach NMF dla beneficjentów będących organizacjami pozarządowymi lub organizacjami międzynarodowymi wynosi do 90% kosztów kwalifikowalnych. Wnioskodawca jest zobowiązany do zadeklarowania we wniosku aplikacyjnym wkładu własnego na realizację projektu w wysokości co najmniej 10% wydatków kwalifikowalnych. Wkład ten może pochodzić ze środków własnych i/lub środków pozyskanych z innych źródeł finansowania i/lub w postaci wolontariatu (do 50% wkładu własnego).

Druga z przedstawionych wyżej opcji ma również zastosowywanie dla partnerów projektów nie będących PJB (np. NGOs) uczestniczących w przedsięwzięciach realizowanych przez wnioskodawców/ beneficjentów PJB i ponoszących koszty związane z realizacją projektu. W takich przypadkach partnerzy zobowiązani są do pokrycia minimum 10% wydatków kwalifikowalnych ze środków własnych, które muszą być ujęte w budżecie projektu. Powyższe sankcjonować będzie umowa partnerska podpisana w przypadku otrzymania dofinasowania w ramach programu.

Należy zaznaczyć, że przy wypełnianiu wniosku aplikacyjnego w polach Wartość dofinansowania projektu oraz Procent dofinansowania należy podać poziom dofinansowania Lidera projektu (dla PJB będzie to max. do 85%, dla NGOs/organizacji międzynarodowych itp. max. do 90%), czyli w omawianym przypadku PJB.

46. Czy za wydatki kwalifikowalne w ramach wkładu własnego do planowanego projektu realizowanego przez Gminę (JST) uznane mogą być koszy wynagrodzeń asystentów kulturowych, zatrudnianych na umowy o pracę przez dyrektora Szkoły Podstawowej z terenu Gminy oraz pracownika zajmującego się opracowywaniem programów nauczania języka polskiego jako obcego dla uczniów cudzoziemskich, zatrudnianego na umowę o pracę przez Zespół Obsługi Placówek Oświatowych (ZOPO) w okresie realizacji projektu? 

Poziom dofinansowania (w przypadku podmiotów publicznych 85% dofinansowania z NMF, 15% dofinansowania z budżetu państwa) kontrolowany jest przez Operatora Programu podczas weryfikacji Okresowych Raportów Finansowych. Koszt kwalifikowalny to koszt spełniający wszystkie kryteria kwalifikowalności przedstawione w Regulacjach NMF oraz Dokumentach Programowych, bez podziału na dofinansowanie z Programu i wkład własny (100% kosztów). Koszty wynagrodzeń pracowników zatrudnionych do realizacji działań projektowych zatrudnionych na umowę o pracę są co do zasady kwalifikowalne (przy spełnieniu wszystkich kryteriów kwalifikowalności) i będą mogły być rozliczone w ramach projektu.  

47. Czy Szkoły Podstawowe i/lub ZOPO mogą być traktowane jako realizatorzy zadań w projekcie Gminy? 

Tak w takim przypadku gmina składa wniosek a ZOPO/ szkoła realizuje działania w projekcie jako jednostka organizacyjna/ podległa gminy.

48. Czy Gmina prowadząca projektowy rachunek bankowy powinna przekazywać środki na wynagrodzenia ww. pracowników do ZOPO w celu wypłaty wynagrodzeń z tego rachunku? Czy może skoro będą to koszty wkładu własnego Gminy wystarczy prowadzenie odrębnej ewidencji księgowej lub odpowiedniego kodu rachunkowego dla transakcji związanych z wynagrodzeniem ww. pracowników zaangażowanych w realizację projektu prowadzone w ZOPO?

Kwalifikowalność kosztu rozpatrywana jest całościowo (bez podziału na wkład z NMF/ wkład własny). Operator Programu dopuszcza obydwa ww. rozwiązania jeżeli są one zgodne z wewnętrznymi regulacjami (gmina <-> jednostki organizacyjne gminy).  

49. Jak kwalifikować i rozliczać wydatki jeśli beneficjentem projektu jest Gmina a bezpośrednim realizatorem projektu jest ZOPO?

W tym przypadku (koszty zatrudnionych pracowników jednostek organizacyjnych gminy) podstawą do rozliczeń będą odpowiednie umowy o pracę zawarte z pracodawcą wraz ze wszystkimi dowodami zapłaty wynagrodzenia oraz jego pochodnymi uwzględniając wymogi zawarte w punkcie 3.5.1 Wytycznych dla beneficjentów „Warunki kwalifikowalności kosztów dotyczących osób zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, na podstawie umowy o pracę”. W przypadku zatwierdzenia projektu do dofinansowania, płatności dokonywane będą przez COPE MSWiA na rachunek beneficjenta wskazany w umowie o dofinansowanie.

50. Proszę o wyjaśnienie następujących wątpliwości odnośnie sposobu wyliczania kosztów pośrednich w ramach projektu składanego do trwającego naboru w obszarze "Azyl i migracja". Jako metodę kalkulacji kosztów pośrednich wybraliśmy: ryczałt w wysokości do 25% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych z wyłączeniem bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych przeznaczonych na podwykonawstwo i kosztów zasobów udostępnianych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie beneficjenta lub partnera projektu.

W związku z tym proszę o wyjaśnienie które pozycje w budżecie powinniśmy uznać za „bezpośrednie koszty kwalifikowalne przeznaczone na podwykonawstwo” – czy są to tylko wydatki ujęte w ramach kategorii „6. inne umowy” np. 6.1 Kompleksowa organizacja wizyty studyjnej; 6.2 Kurs języka angielskiego; 6.3 Kurs języka rosyjskiego; 6.4 koszt najmu biura.                                                 

Czy wchodzą w to również wydatki ujęte w kategorii „7. wymogi specjalne” np. 7.1 Rollup'y promocyjne; 7.2 Ulotki i plakietki informacyjne; 7.3 Konferencja zamykająca projekt; 7.4 Materiały promocyjne dla uczestników projektu; 7.5 Tablice informacyjne? 

Lub wydatki ponoszone w ramach innych kategorii? jeśli tak proszę o wskazanie nazwy kategorii i przykładowych wydatków.

Proszę  także o wyjaśnienie, podanie przykładów „kosztów zasobów udostępnianych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie beneficjenta lub partnera projektu”.

Ponadto proszę o informację odnośnie sposobu podziału kosztów pośrednich pomiędzy partnerów projektu – czy jest to w jakoś sposób regulowane przez Państwa – czy podlega wewnętrznym ustaleniom pomiędzy partnerami? Pytanie to związane jest z specyficznym podziałem obowiązków pomiędzy partnerami – Lider bierze na siebie obowiązki związane z kompleksowym zarządzaniem i rozliczaniem projektu przed instytucją finansującą i będzie ponosił główne ryzyka związane z prawidłową realizacją projektu.   

Bezpośrednie koszty kwalifikowalne przeznaczone na podwykonawstwo to wszystkie koszty zlecane przez beneficjenta/partnera na zewnątrz. Przy czym podwykonawca, w rozumieniu tego zapisu to de facto wykonawca usługi realizowanej na rzecz projektu w ramach podpisanej umowy, której stronami są: beneficjent/partner oraz wykonawca (np. robót, dostawca urządzeń/sprzętu, wykonawca szkoleń i innych usług). W przypadku gdy wspomniane przez Państwa wydatki zlecane są na zewnątrz, wszystkie wpisują się w definicję bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych przeznaczonych na podwykonawstwo.

W odniesieniu do kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie beneficjenta/partnera projektu, są to przykładowo koszty wynajmu laboratorium wraz z aparaturą badawczą, sprzętu itp. które nie są własnością beneficjenta/partnera a są one udostępniane przez inny podmiot i nie korzysta się z nich w siedzibie najemcy (beneficjenta/partnera).

Jeżeli chodzi o podział kosztów pośrednich pomiędzy partnerów projektu to podlega on wewnętrznym ustaleniom pomiędzy partnerami.

51. Proszę o wiadomość, kto wybiera wysokość procentową kosztów pośrednich czy jest to do 15 % czy do 25%? 

Metodę wyliczania kosztów pośrednich wybiera Beneficjent.

Zgodnie z art. 8.5 Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021 Operator Programu „Sprawy wewnętrzne” dopuszcza następujące metody kalkulacji kosztów pośrednich:

(a) na podstawie rzeczywistych kosztów pośrednich beneficjenta i partnerów projektu, którzy posiadają system księgowości analitycznej do określania kosztów pośrednich;

(b) beneficjent i partnerzy projektu mogą zdecydować się na ryczałt w wysokości do 25% całkowitych bezpośrednich kosztów kwalifikowalnych z wyłączeniem bezpośrednich kosztów kwalifikowanych przeznaczonych na podwykonawstwo i kosztów zasobów udostępnionych przez strony trzecie, których nie wykorzystuje się na terenie beneficjenta lub partnera projektu;

(c) według stawki zryczałtowanej w wysokości do 15% bezpośrednich kwalifikowalnych kosztów personelu;

(e) w przypadku Beneficjentów/partnerów będących organizacjami międzynarodowymi koszty pośrednie mogą być liczone zgodnie z przepisami wewnętrznymi tych organizacji, o ile OP wyrazi na to zgodę i jest w tej sprawie stosowny zapis w UP/PP/DP.

Metoda obliczania kosztów bezpośrednich, opisana w punkcie „d” art. 8.5 Regulacji nie ma zastosowania w Programie „Sprawy wewnętrzne”.

W przypadku gdy Beneficjent/partner projektu wybrał metodę opisaną powyżej w punkcie „a” (rzeczywiste koszty pośrednie), wówczas dokumentowanie wydatków jest identyczne jak dla poszczególnych kategorii wydatków bezpośrednich (zazwyczaj będą to wydatki zaliczane do kategorii Koszty materiałów eksploatacyjnych i dostaw i Inne umowy).

W przypadku gdy Beneficjent/partner projektu wybrał metodę opisaną powyżej w punktach „b” lub „c”, do Okresowego Raportu Finansowego/Końcowego Raportu Finansowego nie dołącza się żadnych dokumentów potwierdzających kwalifikowalność. Kwotę kosztów pośrednich wylicza się ryczałtem, zgodnie z przyjętą metodą i wpisuje jako jedną kwotę w zestawieniu wydatków w ORF/KRF.

Metoda „e” dotyczy jedynie organizacji międzynarodowych.

52. Wniosek aplikacyjny – arkusz exel zawiera dokument o nazwie ‘wniosek aplikacyjny” oraz dokument o nazwie „arkusz 1”. Proszę o wiadomość czy arkusz 1 należy wypełniać?

Arkusz 1 we wniosku aplikacyjnym jest arkuszem pomocniczym. Nie należy go wypełniać.

53. W związku z naborem do projektu NMF 2014-2021 nr 18 "Azyl i migracja mam pytanie dotyczące punktu we wniosku „Odniesienie się do obowiązujących strategii regionalnych, krajowych i unijnych”, uprzejmie proszę o wiadomość, gdzie można znaleźć szczegółowe informację na temat krajowych i unijnych strategii?

Należy zauważyć, że każdy z wnioskodawców ma najpełniejszą wiedzę dotyczącą tego jakie strategie są podstawą jego działania. Niemniej, informacje na temat krajowych strategii znaleźć można na internetowych stronach rządowych www.gov.pl. Do najważniejszych krajowych strategii/programów należą: Strategia na rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju, Krajowa Strategia Rozwoju Regionalnego, Strategia Zrównoważonego Rozwoju 2030, Krajowy Program Reform na rzecz realizacji Strategii Europa 2020, Strategia Sprawne Państwo 2020.

Informacje o strategiach unijnych znaleźć można m.in. na stronie Komisji Europejskiej w zakładce „strategia polityczna” : https://ec.europa.eu/info/strategy_pl. Obowiązujące strategie zostały na ww. stronie podzielone tematycznie, jest tu m.in. zakładka dot. migracji i azylu.

54. Bierzemy udział konkursie jako konsorcjum (ICMPD - organizacja międzynarodowa jako główny partner oraz dwie polskie organizacje pozarządowe jako partnerzy finansowi). Czy możemy doliczyć 25% kosztów pośrednich do ogólnych kosztów bezpośrednich? Jeśli tak, proszę o informację jak Państwo definiują podwykonawstwo? Czy są to - eksperci zewnętrzni, tłumaczenia pisemne / ustne / catering / opłaty za szkolenie? Jak można to odzwierciedlić w szablonie budżetu?

Wszyscy kwalifikowani beneficjenci mogą wybrać jedną z metod kalkulacji kosztów pośrednich, które zostały przedstawione w art. 8.5 Regulacji w sprawie wdrażania Norweskiego Mechanizmu Finansowego na lata 2014-2021. Metodę wyliczania kosztów pośrednich wybiera Beneficjent w porozumieniu z partnerami. Bezpośrednie koszty kwalifikowalne przeznaczone na podwykonawstwo to wszystkie koszty zlecane przez beneficjenta/ partnera na zewnątrz. Przy czym podwykonawca, w rozumieniu tego zapisu to de facto wykonawca usługi realizowanej na rzecz projektu w ramach podpisanej umowy, której stronami są: beneficjent /partner oraz wykonawca (np. robót, dostawca urządzeń/sprzętu, wykonawca szkoleń i innych usług).

We wniosku aplikacyjnym w części dot. budżetu Wnioskodawca uzupełnia pole zgodnie z wybraną metodą wyliczania kosztów pośrednich, tj. Koszty pośrednie - ryczałt do 25% (Art. 8.5.1(b) Regulacji) lub Koszty pośrednie - ryczałt do 15% bezpośrednich kwalifikowanych kosztów personelu (Art. 8.5.1(c) Regulacji) lub Koszty pośrednie - rzeczywiste (Art. 8.5.1(a) Regulacji).

W zakresie oznaczenia wydatków w ramach podwykonawstwa, można zawrzeć taką informację opisując wydatek np. poz. 6.1 catering na konferencję otwierającą projekt (podwykonawstwo).   

55. W pliku formularza wniosku (.xls), w wierszu: "Proszę określić czy projekt wypełnia kwalifikację pomocy publicznej" mamy kłopot związany z właściwym wypełnieniem tej rubryki. Problem pojawił się z tego powodu, iż jednym z partnerów w projekcie jest Fundacja. My jako pjb (LIDER) nie mamy problemu z określeniem tej kwalifikacji, ale co w przypadku udziału w projekcie (jako partner) przez Fundację? Czy w tej rubryce mamy wpisać kwalifikację publiczną jedynie Lidera - czyli jej brak - czy wspólną kwalifikowalność dla wszystkich partnerów? 

Operator Programu zobowiązuje się do udzielenia dofinansowania zgodnie z zasadami pomocy publicznej, zatem każdy projekt (wszystkie działania do zrealizowania przez wszystkie podmioty zaangażowane w jego realizację) otrzymujący wsparcie z Norweskiego Mechanizmu Finansowego musi być zgodny z przepisami dotyczącymi pomocy publicznej. Biorąc pod uwagę powyższe z opisu przedstawionego we wspomnianym wierszu musi wynikać, iż wszelkie działania przewidziane do realizacji w projekcie muszą wypełniać kwalifikację pomocy publicznej. Proszę zwrócić uwagę na fakt, iż zakres tematyczny możliwych przedsięwzięć do realizacji w Programie Sprawy Wewnętrzne (uwzględniając również obecnie trwający nabór w obszarze tematycznym PA18 „Azyl i Migracja” ) nie ma charakteru komercyjnego, tak więc pomoc publiczna, co do zasady, nie powinna mieć miejsca.

Osoba publikująca: dfe, liczba wejść: 953